Was ist wirklich dringend und was ist wichtig?

Wenn du Selbständiger oder Unternehmer bist, dann hast du wahrscheinlich zu wenig Zeit. Wir sehen das auch bei uns selbst. Wir sehen es aber auch bei unseren Mitarbeitern und was wir deswegen immer machen, wenn ein neuer Mitarbeiter bei uns anfangt, bekommt er gleich am ersten Tag eine Zeitmanagement Schulung.

Wobei das Wort Zeitmanagement natürlich schon ein kompletter Schwachsinn ist, weil du kannst Zeit nicht managen. Du kannst nur Menschen und Ressourcen managen aber nicht Zeit. Zeit ist immer gleich. Aber das was wir immer machen mit unseren Mitarbeitern. Wir zeigen ihnen ganz schnell, dass sie ihren Tag nicht einfach anfangen sollen. Sondern wie sie den Tag durchmachen sollen. Das heißt sie beginnen damit, dass sie 10 Minuten lang ihren Tag planen und dann ihre Ziele festlegen. Das heißt, was will ich heute erreichen, was muss ich heute erreichen und was muss unbedingt gemacht werden.

Wichtig ist auch dass wir immer herausfinden, was sind diese drei Dinge, wenn ich die heute erledige, dann war der Tag schon erfolgreich. Weil sehr oft ist es tatsächlich so dass man drei große Baustellen findet. Wo man sagt, wenn das erledigt ist, dann ist alles gerettet. Und am besten ist, wenn wir die drei Dinge gleich als Erstes in der Früh machen. Wichtig ist auch, wir fassen unsere Arbeit immer in 20 bis 90 Minuten Blöcke zusammen und machen dann eine kurze Pause. Das heißt die Raucher gehen eine rauchen, die Kaffeetrinker trinken schnell einen Kaffee oder wir stehen auch nur einmal kurz auf, nur damit eine Pause dazwischen ist. Und am besten ist, wenn du das ganze am Vortag planst. Was auch noch ganz wichtig ist, was da jetzt nicht steht, was ich immer wieder meinen Mitarbeitern sage. Beginnt den Tag nicht damit, dass ihr eurer E-Mail Programm öffnet. Macht zuerst diese drei wichtigen Dinge, die ihr am besten schon am Tag davor geplant habt und erst dann öffnet ihr den E-Mail Posteingang. Weil ab da seid ihr dann sozusagen im Feuerlösch-Modus. Aber für die unter euch die Unternehmer oder Selbstständige sind, also nicht Mitarbeiter, gibt es noch ein ganz wichtiges System.

Nämlich diese Covey Quadranten, ich hab das von Steven Covey gelernt und so teile ich meine Zeit ein. Was ich dabei mache, ist ganz wichtig. Ich teile alle meine Aufgaben, die ich zu erledigen habe in einem von vier Quadranten ein. Das ganze funktioniert so, ich habe dringende und nicht dringende Aufgaben und ich habe wichtige und nicht wichtige Aufgaben. So sind dann die Quadranten, also zum Beispiel dringend und wichtig oder nicht dringend und wichtig und so weiter. Und die Aufgaben, die ich habe, die teile ich darin auf. Da ist es aber wichtig zu verstehen wo was hingehört und wie sich welcher Quadrant für dich als Unternehmer oder Selbstständiger anfühlt. Der erste Quadrant, dringend wichtig, das ist es, da bist du unter Stress. Da bist du der Feuerlöscher und wenn du den ganzen Tag da verbringst, dein ganzes Leben lang, wirst du irgendwann ausbrennen. Da befinden sich leider ganz ganz viele Selbstständige, weil die alles selber machen wollen und das ist jetzt der ganz wichtige Punkt. Der unterschied zwischen Selbstständigen und Unternehmern, Unternehmer die sollten nämlich hier leben, im Quadrant, nicht dringend aber wichtig. Das sind die Dinge, die eigentlich extrem wichtig sind, die aber nicht brennen. Da steht niemand da und sagt, he beantworte endlich das E-Mail, he mach das endlich. Und deswegen ist es auch normalerweise so, dass Selbstständige in dem Quadranten nie was machen, weil keiner sagt, dass du es machen musst. Unternehmer die leben da, da geht es um Visionen, da geht es um Perspektiven. Da geht es darum, dass ich heute Arbeit leiste, die morgen dazu führt, dass wir weniger Krisen haben. Der dritte Quadrant, dringend und nicht wichtig, das ist ganz wichtig. Da sind die Aufgaben, die du als Unternehmen auch nicht machst, die delegierst du an deine Mitarbeiter. Die sind zwar, dringend aber nicht wichtig. Das ist eigentlich die Hölle, weil wenn du das selber machst, dann fühlst du dich wie ein Opfer ohne Kontrolle. Und der vierte Quadrant, nicht dringend, nicht wichtig den gibt es gar nicht, das sind die Aufgaben, die du niemals machst. Das sind die E-Mails, die in deinem Posteingang landen, die du löscht das sind, die aufgaben die du kriegst, die du liegen last, weil du sie nie machen wirst. Da solltest du niemals hinkommen.